Tener visibilidad online gracias a los grandes medios digitales (periódicos y revistas) es un táctica cada vez más demandad en muchos planes de marketing online. Conseguir esa visibilidad pasa por armar un efectivo plan de contacto con periodistas y convencerlos que publiquen tu noticia.

En este artículo he querido invitar a un periodista que ha estado en los 2 lados del plan. Por un lado el periodista que recibe la nota de prensa y por otro lado el periodista que envía la nota de prensa de una empresa.

Para ello tengo el gustazo de tener a Iván J. Muñoz  licenciado en Periodismo con amplia experiencia en medios de comunicación de ámbito local y nacional, licenciado en Publicidad y Relaciones Públicas, y Executive MBA especializado en Marketing. Además, es fundador de su propia agencia de comunicación en Alicante, ComunicAlicante.

La batalla por la notoriedad en el mundo digital tiene cada vez más competencia. El mundo del marketing digital y las redes sociales, que no hace mucho tiempo parecía un nicho de expertos adelantados a su tiempo, es hoy obligatorio para cualquier empresa que quiera tener una identidad digital o busque vender sus productos y servicios en la red. Pero, además de todo eso, hay una pugna constante: ser noticia. Para saber cómo conseguir que tu empresa aparezca en medios de comunicación hay que seguir una doble vía: por un lado, pensar cómo lo haría un periodista; por otro, ponérselo fácil a los profesionales de los medios.

Pero, ¿cómo piensan los periodistas? En primer lugar, se parte de la premisa de que todo conocimiento es el resultado de las preguntas que nos planteamos, ya sea a otras personas o a nosotros mismos, y la búsqueda de las respuestas a esas cuestiones. Es decir, hay que hacerse constantemente preguntas, las preguntas adecuadas, para introducirse en la mente de redactores, portadistas o jefes de sección de medios.La primera pregunta que el profesional de un medio se hace al recibir una información o una nota de prensa, es la más básica: si algo es noticiable o no. Si no queremos que nuestra nota de prensa se vaya directa a la carpeta de eliminados, hay que pensar qué puede querer leer el periodista entre los (probablemente) cientos de correos que recibe al día. Buscar la noticiabilidad al escribir una nota de prensa es fundamental para que se le preste cierta atención por parte de los medios.

¿Qué es noticiable y qué no?

Los medios de comunicación publican noticias, así que… ¡Démosles noticias que publicar!. La nota de prensa debe cumplir los máximos requisitos posibles del llamado ‘valor noticia’ para poder pasar la criba y empezar a considerarse como información digna de ser difundida. Aparte de una redacción correcta, coherente y atractiva en la forma, el fondo del texto debe cumplir una serie de parámetros básicos: actualidad, rareza o proximidad.

Que la nota de prensa se ajuste a la actualidad puede ser un impulso para que la empresa informativa la tenga en cuenta en su agenda. Por ejemplo, una información acerca de sucesos recientes como inundaciones y su vinculación con la compañía, tal como ocurrió tras los temporales ocurridos en buena parte de España a principios de año.

También la rareza puede convertir en noticia una nota de prensa, si se trata de algo único, peculiar o novedoso, como lo fue el récord Guiness que batió Quondos en Alicante gracias a sus conexiones en streaming, del que los medios se hicieron eco. Buscar algo llamativo de entre lo que se desea comunicar, un enfoque distinto de algo que ya se haya dicho o una nueva manera de contar algo sabido puede dar valor noticia a una nota de prensa aparentemente anodina.

Otro factor importante es la cercanía de lo que se comunica en el texto enviado por la empresa con el medio que se quiere publicar, especialmente al tratar con prensa de carácter local. Los consumidores de medios de comunicación, tanto como los propios medios, se preocupan por encontrar aquello que ocurre cerca de su campo de actuación y que toca la cotidianidad de sus vidas de alguna forma. Como podría ser, sin ir más lejos, la inauguración de un nuevo restaurante en la ciudad.

Pero, además de esos tres factores (actualidad, rareza y proximidad), la confluencia de otros elementos en una nota de prensa puede reforzar su peso a la hora de ser tenida en cuenta como punto de partida de una noticia. Ingredientes como el conflicto, las posibles consecuencias que traiga, la aparición de sexo, la relevancia personal, las emociones, el suspense o el progreso tienen cabida en notas de prensa con un axioma: cuantas más condiciones cumpla el texto enviado por la empresa, más posibilidades habrá de que los medios lo tengan en consideración.

Pensar como los periodistas da puntos

El ‘valor noticia’ es una de las partes más importantes a la hora de empatizar con los periodistas, ya que buscará la manera de moldear aquello que la empresa quiere comunicar de forma que al periodista pueda interesarle. Pero, además de darle algo jugoso, hay que pensar en la logística. Es decir, en de qué manera adaptar nuestro trabajo al suyo para que puedan compatibilizarse en beneficio mutuo.

Para ello, la hora a la que se mande la nota es un factor más importante de lo que podría parecer. Salvo para cuestiones de rabiosa actualidad que caduquen muy pronto, lo ideal es que el comunicado llegue a las redacciones días entre semana (los fines de semana el fracaso está casi asegurado) y, preferentemente, por las mañanas.

Tú cuando redactas una noticia para enviar a un medio

Las reuniones y búsquedas de noticias suelen concentrarse en horario matinal, por lo que hacer llegar un comunicado en horario vespertino a un medio hará que, por interesante que resulte, no sea publicado ante la sobrecarga de trabajo que las redacciones tienen en esa franja horaria.

Ponerlo fácil al medio: cómo allanar el camino

Ante todo, hay que evitar que los periodistas tengan que trabajar de más. No por pereza, sino por recursos: la crisis estructural del periodismo convencional en los últimos años ha provocado que difícilmente un redactor pueda dedicar un día entero a un mismo tema. Es decir, si la nota de prensa enviada está mal escrita, no tiene suficiente información o no es suficientemente clara, casi con toda seguridad será descartada.

La nota de prensa debe evitar una excesiva carga literaria, ceñirse a responder a las cinco uves dobles del periodismo (what, who, when, where y how) y exponer las ideas principales desde el propio asunto del mail. Además, el periodista debe poder ver de forma clara los posibles contactos que requiera si desea ampliar la información para elaborar una pieza propia a partir de lo que se cuenta en el comunicado de la empresa. Números de teléfono, direcciones de correo electrónico y llamadas de atención son obligatorias al final.

Conseguir un impacto en prensa depende mucho de la forma en que la empresa trate al medio y al periodista, que será el responsable final de la publicación. Las invitaciones a eventos (cuando la nota de prensa trate de ello) o muestras de prueba de productos (si se anuncia un lanzamiento) son maneras de llamar la atención de los medios.

Preguntas para determinar una oportunidad informativa

Por último, este pequeño esquema puede ayudar a detectar hechos noticiables dentro de nuestra empresa o trabajar para que se produzcan.

• ¿Es novedoso el servicio que se presenta?
•  ¿Experimenta una variación porcentual en ventas o demanda importante con respecto a un periodo en concreto? ¿Es esto atribuible a algún fenómeno externo importante, de actualidad o de relevancia?
•  ¿Está relacionada la actividad de la empresa con un sector estratégico para un territorio, comunidad o ámbito geográfico?
•  ¿Está detrás del proyecto una personalidad relevante, empresa notoria o emprendedores con éxito en otros proyectos?
•  ¿Ha ganado algún premio, reconocimiento o ha sido destacado por algún organismo o institución?
•  ¿Ha realizado alguna contribución importante en el ámbito de la Responsabilidad Social Corporativa?
•  ¿Se puede unir la comunicación del hecho a un periodo temporal concreto de relevancia para el sector o la sociedad? (Navidad, verano, Día Mundial de…).
•  ¿Tendrá consecuencias importantes para algún ámbito territorial o social en concreto?

Y por supuesto, no te olvides de lo siguiente para facilitar la labor al periodista.

•  Datos veraces y contrastados
•  Declaraciones de un portavoz o representante de la empresa para proporcionar entrecomillados en forma de análisis.
• Teléfono de contacto del portavoz designado para atender peticiones de entrevistas o ampliaciones de información.
• Material gráfico de calidad, preferencialmente con personas como protagonistas (portavoz, responsables, trabajadores, etc). Los medios huyen de las imágenes a modo de catálogo por considerarlas excesivamente comerciales.

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